6.7 - Actos de Registro
6.7.1 - Catalogación
6.7.1.1 De la aprobación y actualización del catálogo
La SBN como ente rector formula, aprueba y actualiza el CNBME, el cual contiene los tipos de bienes referenciales que pueden ser materia
de incorporación al patrimonio estatal.
La actualización del catálogo se realizará de manera anual, y contendrá todos los nuevos códigos de tipos de bienes asignados a petición de
las entidades que conforman el SNBE. Este catálogo será actualizado en base a las propuestas que realicen las entidades que integran el
SNBE, para la incorporación de los bienes a su inventario patrimonial institucional, así como para la remisión de información a la SBN.
6.7.1.2 Incorporación de nuevo tipo de bien
En caso de que el bien a incorporar en el patrimonio no se encuentre descrito en el referido catálogo, el responsable de la UCP, podrá
solicitar la inclusión del tipo de bien en el CNBME, para lo cual deberá llenar la Ficha de incorporación de Nuevos Tipos de Bienes Muebles
al Catálogo, según el formato contenido en el Anexo Nº 11.
La SBN evaluará la propuesta y de corresponder generará la denominación y código correspondiente al tipo de bien con el cual, el
responsable de la UCP, podrá registrar en su patrimonio, lo cual será comunicado a la entidad solicitante. Si el bien al que pretende
asignar código ya se encuentra descrito en el CNBME, será comunicada tal situación. En caso el bien propuesto no sea materia de codificación en el catálogo, se denegará la solicitud.
6.7.1.3 Exclusión de tipo de bien
La SBN aprueba la exclusión de tipo de bienes del CNBME, mediante resolución SBN. La UCP es competente para actualizar el registro
patrimonial.
6.7.1.4 Codificación
Los bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de las entidades tendrán un código unico y permanente que los diferencie de cualquier
otro bien. Dicha codificación se realiza asignando al bien doce (12) digitos, a través de los cuales se le clasificará e identificará.
El codigo patrimonial está dividido en: Grupo Genérico (2 digitos), Clase (2 digitos), Denominación o Tipo de Bien (4 digitos), que se
muestran en el CNBME, a los que se incluye número correlativo (4 digitos), generados por el Modulo Muebles del SINABIP, al
momento de realizar el registro.
En los documentos que sustenten los distintos actos de adquisición, administración; así como los procedimientos de alta y baja de
bienes, se debe individualizar el bien, señalando además, los 12 digitos de su código patrimonial, caso contrario carecerán de validez.
Los bienes adquiridos en conjunto deben ser codificados individualmente, de conformidad con el CNBME. El código patrimonial
asignado a cada bien mueble es único y permanente. Este código se genera cuando es dado de alta y se excluye cuando el bien es
dado de baja. No puede existir más de un bien mueble con el mismo código dentro de la misma entidad.
La identificación es el simbolo material mediante el cual se consigna en un bien mueble en forma obligatoria; el nombre o siglas de la
entidad y los 12 digitos del código patrimonial. Adicionalmente, se pueden incluir otras caracteristicas relevantes para identificar al
bien mueble como; nombres, cuenta contable, código interno, etc. según sea conveniente, ya sea en la misma etiqueta o en otra.
La UCP es la responsable de mantener debidamente identificados los bienes. En caso de que el simbolo material sufra algún daño o
deterioro, el servidor civil que tiene asignado el bien, comunicará el hecho inmediatamente a la UCP para su ree,plazo o generar un
nuevo simbolo material de identificación.
6.7.2 - Registro en el Módulo Muebles del SINABIP
6.7.2.1 Definición
El registro de los bienes estatales consiste en las acciones de carácter técnico que debe realizar la UCP en coordinación con la Oficina
de Abastecimiento y la Oficina de Contabilidad, con el fin de registrar adecuada y oportunamente los bienes adquiridos por la entidad. El
registro se realizará en forma cronológica, anotándose la denominación, detalles técnicos, caracteristicas, documentos fuentes, valores,
cuentas contables y referencias relativas al ingreso de los bienes.
La UCP, con copia de la Orden de Compra, NEA, PECOSA, u otro documento, deberá verificar la integridad del bien, registrarlo y asgnarle
el correspondiente código patrimonial y usuario responsable a quien se le asignará en uso. El registro de los bienes estará acorde con el
CNBME y el Modulo Muebles del SINABIP.
6.7.2.2 Eliminación del registro de un bien erròneamente registrado
Para el sustento de la exclusión o eliminación de los registros patrimonial y contable respecto los bienes mal registrados, el responsable de
la UCP elaborará el IT en coordinación con la Oficina de Contabilidad y lo elevará a la OGA, quien de encontrarlo conforme lo aprobará
mediante resolución. Dicho IT será parte de los anexos del informe final de inventario que se remitirá a la SBN. La entidad deberá solicitar a
la SBN autorización para editar las modificaciones en el Módulo Muebles del SINABIP, con sustento en la precitada resolución.
6.7.2.3 Recodificación de bienes
La entidad deberá sustentar mediante IT la recodificación de sus bienes y solicitar a la SBN la autorización para editar las respectivas
modificaciones en el Modulo Muebles del SINABIP.