6.7.3 - Inventario
6.7.3.1 Definición
La toma de inventario es el procedimiento que consiste en verificar fisicamente, codificar y registrar los bienes con los que cuenta la entidad
a una determinada fecha, con el fin de comprobar la existencia de lios bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar
las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan. El inventario mobiliario debe estar acorde con el
Módulo Muebles del SINABIP, comprendiendo la relación detallada de las caracteristicas y valorizada de los bienes.
6.7.3.2 Bienes susceptibles de ser inventariados
Son objeto de inventario los bienes que tengan las siguientes caracteristicas:
- Sean de propiedad de la entidad.
- Tengan una vida útil mayor a un año.
- Sean pasibles de mantenimiento y/o reparación.
- Clasifiquen como activo fijo o bien no depreciable.
- Sean tangibles.
- Sean pasibles de algún acto de disposición final.
- Los que se encuentren descritos en el CNBME.
6.7.3.3 Bienes no inventariables
No son bienes materia de inventario por parte del SNBE:
- Los accesorios, herramientas y repuestos.
- Los fabricados en material de vidrio y/o cerámica para ensayo, instrumental de laboratorio, set o kit de instrumental médico-quirúrgico, a
excepción de los descritos en el CNBME.
- Los intangibles (marcas, titulos valores, licencias y software).
- Los bienes culturales, obras de arte, libros y textos.
- Los materiales desmontables o armables (carpetas, tabladillos, tribunas, etc.).
- Los animales menores (conejos, cuyes, pavos, patos, etc.).
- Los sujetos a operaciones de comercialización por parte de la entidad.
- Los adquiridos por norma expresa con el fin de ser entregados a terceros de forma inmediata en cumplimiento de sus fines institucionales
6.7.3.4 Comisión de Inventario
La OGA, mediante resolución, constituirá la Comisión de inventario que tendrá a su cargo el procedimiento de toma de inventario de la
entidad, la cual estará conformada, como minimo, por los siguientes representantes:
a. Oficina General de Administración (presidente)
b. Oficina de Contabilidad (integrante)
c. Oficina de Abastecimiento (integrante)
La Comisión de inventario para el cumplimiento de sus funciones, puede solicitar a la OGA la conformación de equipos de trabajo, para
la ejecución de la toma del inventario fisico.
La Comisión de Inventario es responsable de los avances y los resultados del inventario en caso de ser realizada por personal de la entidad
o por particulares. La Comisión de inventario elaborará el Informe Final de Inventario y suscribe el Acta de Conciliación Patrimonio-Contable.
La Comisión de Inventario determina los resultados del Inventario de Bienes, comunicando a ka OGA, quien remite a la SBN el Informe Final
de Inventario y el Acta de Conciliación Patrimonio-Contable suscritos por la Comisión de Inventario. La UCP participará en el proceso de la
toma de inventario como facilitador, apoyando en la ubicación e identificación de los bienes.
Son funciones de la Comisión de Inventario:
- Realizar la toma de inventario de la entidad.
- Elaborar un cronograma de actividades que determine el tiempo que demandará la realización del inventario.
- Comunicar a todas las oficinas y personal de la entidad la fecha de inicio de toma de inventario.
- Conformar los equipos de trabajo.
- Llevar a cabo la toma de inventario patrimonial al barrer o en forma selectiva, según sea el caso.
- Colocar el simbolo material a los bienes como placas, laminas o etiquetas, escribiendo con tinta indeleble, aretes o cualquier otra forma
apropiada, que identifique los bienes del Estado.
- Elaborar y suscribir:
a. El Acta de inicio de la Toma de Inventario, conforme al formato contenido en el Anexo Nº 12.
b. El Acta de conciliación Patrimonio-Contable del Inventario, conforme al formato contenido en el Anexo Nº 13.
c. El Informe Final del Inventario, conforme al formato contenido en el Anexo Nº 14.
- Realizar la conciliación patrimonio-contable, que debe ser suscrita por la Comisión de Inventario y los responsables de la Oficina de
Contabilidad y de la UCP.
- Supervisar y dar conformidad al servicio de la toma de inventario, en caso de que éste se realice por terceros contratados.
- Proporcionar a los equipos de trabajo de material logistico: tableros, lectores, catálogos, espejos, lupas, cámara fotografica, linternas,
metros, etc.
- Remitir a la OGA, el Informe Final de Inventario y el Acta de Conciliación Patrimonio-Contable.
- Las demás que le asigne la OGA.
6.7.3.5 Contratación de terceros
Las entidades podrán contratar los servicios de terceros para realizar la toma de inventario, de contar con los recursos necesarios. La
contratación de terceros no exime a la Comisión de Inventario la suscripción del informe Final y el Acta de Conciliación Patrimonio-Contable.
6.7.3.6 Toma de inventario al barrer
La toma del inventario fisico, se efectúa al barrer, para lo cual la entidad debe tener en consideración lo siguiente:
- Identificar los ambientes fisicos, según el organigrama de la entidad, para determinar los ambientes fisicos donde existan bienes.
- Contar con la relación del personal que labora en la entidad, para proceder a identificar los bienes a su cargo y suscribir la Ficha de
Asignación de uso de Bienes Muebles, conforme al formato contenido en el Anexo Nº 04.