6.6 - Actos de Supervisión
6.6.1 - Del Acervo Documentario
La UCP deberá conservar documentos que sustenten los diferentes procedimientos de alta, baja, adquisición, administración, disposición, supervisión
y registro de bienes, siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación.
6.6.2 - Inspecciones Técnicas Inopinadas
La SBN efectuará inspecciones periódicas de manera inopinada a entidades que conforman el SNBE, aplicando la técnica del muestreo, para
supervisar los bienes que forman parte del portafolio mobiliario, acceder a los registros, documentos e información respecto de los distintos actos de
gestión y determinar la existencia de infracciones en su ejecución.
El supervisor de la SBN se presentará ante el jefe de la OGA o quien haga sus veces, mostrando sus credenciales a fin que se le permita acceso a la
información sobre los bienes que se supervisarán. El responsable de la UCP está obligado a dar las facilidades y medios que se requiera para la
ejecución de esta acción, por lo que deberá mostrar la documentación necesaria o proporcionar copia simple de ser el caso.
6.6.3 - Supervisión de Inventario
De igual manera, la SBN supervisará la presencia fisica de los bienes segíun muestra obtenida del ultimo inventario remitido a la SBN, debiendo estar
debidamente sustentados los actos de gestión realizados sobre los bienes, de conformidad con la presente directiva.
La SBN realiza la supervisión de los bienes de las entidades, en base a la verificación de una muestra tomada del ultimo inventario remitido.
La SDS realiza las coordinaciones previas con la UCP o la que haga sus veces de la entidad, a fin que se brinde las facilidades de acceso a los
ambientes de la entidad, para verificar fisicamente los bienes, incidiendo en:
- Comprobación de la presencia fisica del bien.
- Ubicación del Bien.
- Estado de conservación del bien.
- Condiciones de utilización del bien.
- Condiciones de seguridad y custodia del bien.
- Servidores civiles a cargo del bien.
6.6.4 - Del Acta de Supervisión
Realizada la supervisión, se levantará el Acta de Supervisión, conforme al formato contenido en el Anexo Nº 10, en donde se dejará constancia del
proceso realizado y las observaciones de ser el caso, este documento será suscrito por el responsable de la UCP de la entidad supervisada y el
supervisor de la SBN.
6.6.5 - Subsanación de Observaciones
Efectuada la supervisión y no habiendo cumplido con la entrega de la documentación sustentatoría, el supervisor en base al Acta de Supervisión
elaborará el informe de supervisión (el cual notificará a la entidad que hubiera incumplido las disposiciones de la presente directiva), otorgando un
plazo para que la entidad cumpla con proporcionar los documentos o información que subsane la observación o, en su defecto, informe sobre el inicio
de las acciones tendientes a mejorar la gestión sobre los bienes materia de la observación.
La SBN podrá solicitar a la entidad que informe sobre la determinación de responsabilidades de los servidores civiles que hayan ocasionado que
los bienes se encuentren en condición de faltantes, por parte de las Autoridades del Procedimiento Administrativo Disciplinasrio de la entidad; así
como sobre el inicio de las acciones administrativas y legales a que hubiera lugar en caso de incumplimiento de las normas emitidas en la presente
Directiva.
La SBN comunicará a las propias entidades y a la Contraloría General de la República, la relación de entidades que no hayan cumplido con el
levantamiento de las observaciones sobre los bienes materia de supervisión, para las acciones correctivas y sanciones respectivas, bajo
responsabilidad del titular de la entidad.
6.6.6 - Diferencias de Inventario
La entidad deberá agotar la posibilidad de eliminar o reducir las diferencias entre los registros Patrimonial y Contable de bienes faltantes
y sobrantes.
Las diferencias que existan deberán estar sujetas a evaluaciones y revisiones a fin de determinar las razones por las que deben subsistir
o proceder a su corrección o ajustes, de ser el caso. Si en el proceso de verificación se determina la existencia de faltantes y se
comprueba que su origen es desconocido deberán considerarse si califican para aplicar el procedimiento de saneamiento de los mismos.